Nachhaltigkeit im Treuhandwesen
05 mai 2021 • Über Uns
Das Unternehmen: Mustermann Treuhand AG
Die Mustermann Treuhand AG ist eine Treuhand- und Finanzdienstleistungsgesellschaft, die verschiedene administrative und buchhalterische oder prüferische Aufgaben für ihre Kunden übernimmt. Zu diesen Dienstleistungen gehört die Erstellung und Prüfung von Jahresabschlüssen, Unternehmensberatung, Rechnungswesen und Bilanzierung im Allgemeinen, die Verwaltung des Personalwesens, Finanzberichterstattung und Unternehmensbeurteilungen. In erster Linie richtet sich das Angebot der Mustermann Treuhand AG an mittelständische Firmen und Unternehmer.
Heute sind Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit zunehmend ein Entscheidungskriterium für Kunden und ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal. In diesem Sinne soll eine Analyse der gegenwärtigen Nachhaltigkeit in der Mustermann Treuhand AG angestellt und Verbesserungsvorschläge aufgezeigt werden.
Der gegenwärtige Stand im Hinblick auf Nachhaltigkeit
Da die Mustermann Treuhand AG ein Dienstleistungsunternehmen ist, das keine Produkte fertigt und nur sehr eingeschränkt Transport und Logistik betreibt – nur insofern erstellte Schriftstücke an den Kunden oder andere Stellen wie etwa Behörden versendet werden – können sich Überlegungen zur Verbesserung der Nachhaltigkeit vor allem auf die Arbeitsabläufe innerhalb der Firma selbst und die dazu verwendeten Betriebsmittel beziehen. Die derzeitigen Arbeitsabläufe umfassen eine Mischung aus Korrespondenz und Akten in herkömmlicher Schriftform sowie Digitalisierung der Kundendaten und deren Bearbeitung in digitaler Form. Es besteht eine Tendenz zu einer fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitsabläufe, unter anderem bedingt durch die Korrespondenz mit Kunden, die überwiegend auf elektronischem Wege stattfindet, sowie die Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen. Dennoch steht ein Teil der Kundeninformationen nach wie vor nicht in digitaler, sondern in Papierform zur Verfügung. Dazu gehören etwa Belege und Quittungen sowie Schriftstücke und Dokumente, insbesondere solche Dokumente, die im Original mit Originalunterschrift vorliegen müssen, wie etwa Personalverträge oder Kaufverträge. Diese Dokumente und Belege machen derzeit etwa 50% des gesamten Volumens an bearbeiteten Dokumenten aus, die übrigen 50 % liegen in digitaler Form oder bereits digitalisiert vor. Die digitalen Informationen erfüllen bereits die gesetzlichen Anforderungen der Unveränderbarkeit. Um Belege und Quittungen rechtsgültig zu digitalisieren, ist die Anschaffung eines Belegscanners erforderlich, der die Unveränderbarkeit eingescannter Belege sichert.
Der Strom für den Betrieb der Büros der Mustermann Treuhand AG stammt bereits heute aus vorwiegend einheimischen und erneuerbaren Quellen, selbst wenn eine zunehmende Verlagerung auf elektronische Datenträger also einen Ausbau der vorhandenen Rechner bedingen würde, hätte dies keine negativen Auswirkungen, die den Nutzen deutlich beeinträchtigen würden. Zum gegenwärtigen Stand ist jedoch davon auszugehen, dass die vorhandenen Rechner und Computeranlagen auch einen erhöhten Bedarf an Rechen- und Speicherleistung bewältigen könnten.
Die von der Mustermann Treuhand AG betriebenen Server für die Datenablage und den Betrieb des abgesicherten Intranets werden ebenfalls von den gleichen nachhaltigen Stromlieferanten gespeist.
Die Mustermann Treuhand AG muss zur Erfüllung der Dienstleistungen für ihre Kunden auch selbst Dokumente in Papierform erstellen und diese dem Kunden oder bei diversen Behörden und anderen Stellen vorlegen. Bereits heute ist 100% des verwendeten Papiers Recyclingpapier.
Verbesserungspotenzial
Eine Einschränkung der Papierbelege und Dokumente könnte zu einem deutlich verringerten Ressourcenverbrauch führen. Ein weiterer Vorteil aus der Digitalisierung ist eine bessere Ablage der Daten und eine einfachere Suchmöglichkeit nach bestimmten Daten, wie etwa Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder von einem bestimmten Lieferanten. Ein solches Dateimanagement würde also nicht nur die Nachhaltigkeit des Unternehmens erhöhen, sondern könnte auch erhebliche funktionelle Vorteile bieten. Beides stellt für den Kunden einen Mehrwert dar und hilft ausserdem, das zeitgemäße Image des Unternehmens zu verbessern.
Was die Verwendung von Recyclingpapier für erstellte Dokumente und Schriftstücke angeht, wäre zu überlegen, inwieweit auch dieser Schriftverkehr durch elektronische Medien abgelöst werden könnte. Dies würde auch die Notwendigkeit eines physischen Versands der Dokumente verringern. Der verbleibende Versand könnte möglicherweise durch umweltfreundliche Transportmittel zumindest teilweise übernommen werden, etwa durch Fahrradkuriere oder Transportunternehmen, die Fahrzeuge mit einem geringeren CO2-Abdruck nutzen.
Ökologische Leistungserstellung in der Buchführung
Eine unserer wichtigsten Kundenleistungen ist die Buchführung. Gleichzeitig ist diese ein Bereich, in dem teilweise noch grössere Mengen an Papierdokumenten verarbeitet werden, wie etwa Belege, Quittungen und Rechnungen.
Durchzuführende Massnahmen
Um die Verarbeitung von Papierdokumenten in der Buchführung tendenziell immer weiter einzuschränken, soll eine Verlagerung auf elektronische Belege und Rechnungen und deren Ablage in Computerdateien angestrebt werden.
Schritte zur Umsetzung dieser Massnahmen auf Kundenseite
Um von vornherein die Einsendung bzw. Vorlage von Papierquittungen und –Rechnungen einzuschränken, sollten Kunden ermöglicht werden, möglichst Belege auf elektronischem Weg zu beschaffen und einzusenden. Um dem Kunden diesen Arbeitsschritt möglichst einfach zu gestalten, kann der Kunde Zugriff auf ein elektronisches Ablagesystem, beispielsweise in einer Cloud, erhalten. Diese Cloud muss die gängigen Sicherheitsstandards erfüllen, um die Sicherheit der Kundendokumente zu gewährleisten. Als zusätzlicher Nutzen für den Kunden kann neben der Einsparung von Ressourcen und damit besseren Umweltverträglichkeit die schnellere Verarbeitung und der einfachere Zugriff auf die eingereichten Daten angeführt werden. Auch fallen für das Laden der Dokumente in die Cloud keine Gebühren an, es gibt also auch eine Kosteneinsparung für die Kunden, da evtl. anfallende Versandkosten wegfallen.
Dem Kunden sollte auch ermöglicht werden, nicht nur elektronische, sondern auch eingescannte Dokumente in die Cloud zu laden, sofern ihm Quittungen und Belege nur in Papierform vorliegen. Dies setzt jedoch voraus, dass der Kunde selbst über eine entsprechende Einrichtung zum Einscannen von Belegen verfügt, die die Unveränderbarkeit derselben gewährleistet. Durch das Einscannen vor Ort beim Kunden entfallen der Versandbetrag und die ökologische Belastung durch den Transport der Dokumente. Zudem wird der elektronische Verarbeitungsweg gestärkt und in Zukunft weiter bei Kunden etabliert. Wenn Kunden ausser der verbesserten Nachhaltigkeit durch die Umsetzung dieser Massnahmen von sich aus eher elektronische Belege anfordern, kann dieser Schritt auch zukünftig zu einer umfassenden Verbesserung der Nachhaltigkeit führen. Steht dem Kunden keine Möglichkeit zur Verfügung, Belege so zu scannen, dass die Unveränderbarkeit gewährleistet ist, muss weiterhin die Möglichkeit angeboten werden, die Dokumente in Papierform einzusenden und sie in unseren Büros einzuscannen.
Schritte zur Umsetzung dieser Massnahmen auf Firmenseite
Eine Einschränkung des Papierverbrauchs für unsere Buchführungsprodukte bezieht sich auf drei Ebenen:
Betriebsinterne Kommunikation, etwa zwischen verschiedenen Abteilungen
Die betriebsinterne Kommunikation kann mit relativ geringem Aufwand weitestgehend auf elektronische Medien umgestellt werden.
Kommunikation mit dem Kunden
Die Kommunikation mit dem Kunden kann bis auf wenige Ausnahmen ebenfalls auf elektronischem Wege erfolgen. Hier ist sicherzustellen, dass die eingereichten Belege, Rechnungen und Quittungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, beispielsweise, dass eine E-Rechnung über eine elektronische Signatur verfügt. Nur in Ausnahmefällen sind Dokumente zu versenden, die eine Originalunterschrift benötigen. Hier besteht Verbesserungspotenzial in Hinblick auf die Nachhaltigkeit durch die gezielte Auswahl einer Lieferfirma mit ökologisch verträglichen Fahrzeugen.
Kommunikation mit den Finanzbehörden
Die gesetzlichen Vorgaben sehen vor, dass eine elektronische Rechnungsstellung zulässig ist, soweit gewährleistet ist, dass die Dokumente nicht manipulierbar erstellt und abgelegt wurden. Durch die oben genannten Massnahmen können wir dies gewährleisten.
